Conformité à la Loi 25

1. Vue d’ensemble de la Loi 25

La Loi 25 du Québec (anciennement projet de loi 64), Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, réforme les règles encadrant la façon dont les organismes du secteur privé recueillent, utilisent, communiquent et protègent les renseignements personnels des résidents du Québec. Les principales dispositions sont entrées en vigueur en septembre 2022, avec des exigences additionnelles ajoutées en septembre 2023 et en septembre 2024.

RK Assurance s’engage à respecter la Loi 25 dans tout ce que nous faisons à titre de cabinet en assurance de dommages autorisé au Québec. La présente page décrit comment nous remplissons nos obligations en vertu de la Loi.

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La Loi 25 oblige chaque organisme à désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels (le « responsable »). Chez RK Assurance, il s’agit de :

• Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels, RK Assurance
• Courriel : confidentialite@rkassurance.ca
• Téléphone : 514-360-4420
• Courrier postal : 247 Av. Dunbar, bureau 202, Mont-Royal, QC H3P 2H4

Notre responsable est le point de contact unique pour toute question, demande ou plainte au sujet de vos renseignements personnels.

3. Catégories de renseignements personnels que nous recueillons

À titre de cabinet en assurance de dommages, nous recueillons des renseignements personnels dans les catégories suivantes :

• Identité : nom, date de naissance, langue de préférence.
• Coordonnées : adresse postale, téléphone, courriel.
• Renseignements de risque et de souscription : dossier de conduite, détails des véhicules, détails des biens, opérations d’affaires, réclamations antérieures, couverture antérieure.
• Renseignements financiers : coordonnées bancaires et de paiement pour la perception des primes.
• Renseignements Web et analytiques : adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil, données analytiques par page (uniquement avec votre consentement).

4. Calendrier de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire à la fin pour laquelle ils ont été recueillis, ou selon ce qu’exige la loi :

• Dossiers clients actifs : pendant la durée de la relation de courtage.
• Dossiers clients fermés : au moins sept (7) ans après la fin de la relation, selon les règles de l’AMF et la réglementation en assurance.
• Demandes de soumission qui ne mènent pas à une police : jusqu’à vingt-quatre (24) mois, à moins que vous ne vous y opposiez.
• Analytique Web : jusqu’à vingt-six (26) mois.

À la fin de la période de conservation, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécurisée.

5. Décisions automatisées

RK Assurance ne prend pas de décision automatisée concernant l’approbation ou la tarification d’une assurance. Les soumissions sont produites par les systèmes des assureurs et révisées par des courtiers autorisés. Les décisions finales de couverture sont prises par l’assureur (qui peut utiliser sa propre souscription automatisée) ; les courtiers défendent vos intérêts. Vous pouvez nous demander, ou demander directement à l’assureur, quels facteurs ont influencé une décision qui vous concerne.

6. Traitement transfrontalier et hors Québec

Avant de transmettre des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à l’évaluation exigée par la Loi 25 afin de confirmer que les renseignements bénéficieront d’un niveau de protection équivalent à celui qu’ils recevraient au Québec.

• Hébergement du site Web : hébergé dans des centres de données situés à Toronto, au Canada.
• Systèmes de courriel et opérationnels : peuvent recourir à des fournisseurs de services dont l’infrastructure est hors Québec, encadrés par des protections contractuelles.
• Assureurs : les renseignements personnels communiqués à un assureur pour placer une couverture sont traités selon le propre programme de confidentialité de cet assureur, conforme à la Loi 25.

7. Incidents de confidentialité (atteintes aux données)

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous allons :

1. Prendre sans délai des mesures pour limiter et contenir l’incident.
2. Aviser la Commission d’accès à l’information du Québec.
3. Aviser toute personne concernée sans délai.
4. Inscrire l’incident dans notre registre interne, tenu conformément à la Loi.

8. Comment exercer vos droits

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit d’accès, de rectification, de retrait du consentement, de demander la suppression et de demander que vos renseignements vous soient communiqués dans un format technologique structuré (portabilité des données, en vigueur depuis septembre 2024). Pour exercer un droit, communiquez avec notre responsable aux coordonnées ci-dessous. Nous répondons dans les trente (30) jours.

9. Comment déposer une plainte

Si vous estimez que vos renseignements personnels ont été traités de manière inappropriée :

1. Communiquez d’abord avec notre responsable afin que nous puissions enquêter et tenter de régler la situation directement.
2. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

10. Notre dernière revue de conformité

Notre dernière revue interne de conformité à la Loi 25 a été complétée en mai 2026. Nous révisons nos pratiques au moins une fois par année, et chaque fois que nous modifions de façon importante la façon dont nous recueillons ou utilisons les renseignements personnels.